Events: So planst du deine perfekte Veranstaltung.

Events: So planst du deine perfekte Veranstaltung.

Veranstaltungen und Events werden immer gefeiert. Das ist wohl die Quintessenz dieses Themas. Sie sind die perfekte Möglichkeit, den eigenen Kommunikationsmix zu ergänzen und (potentielle) Kunden zu erreichen oder sie an einen zu binden. Oder auch einfach, um mal wieder Familie und Freunde zu treffen.

Es gibt viele verschiedene Varianten, wie eine Veranstaltung aussehen kann. Hier einmal ein paar davon genannt: Messe, Informationsveranstaltung, Verkaufsveranstaltung (z.B. Vorstellung neues Produkt), Imageveranstaltung, Mitarbeiterfest. Im Privaten: Geburtstage, Hochzeit, Scheidung , Baby-Shower… Was sie alle gemein haben: Sie müssen gut vorbereitet sein. Manche Veranstaltungen sind zeitintensiver und komplexer als andere.

Hier die wichtigsten Eckpunkte, wie Sie für eine gelungene Veranstaltung vorgehen:

  1. Starten Sie rechtzeitig.
  2. Das Konzept eines Events.
  3. Behalten Sie die Übersicht.
  4. Delegieren Sie.
  5. Suchen Sie sich professionelle Unterstützung.
  6. Achten Sie auf die Details.
  7. Halten Sie es am Laufen.
  8. Fragen Sie nach Feedback.

 

Auf dem Weg zur perfekten Veranstaltung

  1. Starten Sie rechtzeitig.

Je größer die Besucherzahl und je größer die Veranstaltung, desto früher muss man starten. Erscheint einleuchtend. Jedoch: Nach hinten raus wird’s meistens dann doch zeitlich knapp. Denn wie bereits Mark Twain so schön sagte: „Gäbe es die letzte Minute nicht, so würde niemals etwas fertig.“

Hier die wichtigsten Zeitfresser und warum Sie genügend Zeit einplanen sollten:

  1. Raumbuchung: Viele Räumlichkeiten sind teilweise 1 Jahr im Voraus blockiert. Je größer die Besucheranzahl, desto schwieriger ist es, den passenden Raum zu finden.
  2. Terminfindung: Den perfekten Termin gibt es nicht. Es werden nie alle geladenen Gäste kommen können. 
  3. Essen: Falls Sie Ihre Gäste nicht Verhungern und Verdursten lassen wollen: Gute Caterer sind – abhängig vom Zeitpunkt der Feier – teils ca. 4 Monate vorher gebucht. Eine formlose Anfrage und ein rechtzeitiges Erwähnen Ihres Termins schadet daher nicht, selbst, wenn Sie mit den Vorbereitungen noch nicht im Detail fertig sind.
  4. Kleinzeug: Sie denken, Sie haben eine einfache Veranstaltung und Sie müssen nicht viel machen?  Forget it. Der Teufel steckt im Detail. Und verschiedene Leute zu koordinieren braucht seine Zeit. Und: Es läuft nie alles glatt.

 

2. Das Konzept eines Events.

Jede Veranstaltung hat einen eigenen Sinn und ein eigenes Ziel. Auch ist die Zielgruppe sehr unterschiedlich. Überlegen Sie sich daher:

  • Ziel Ihrer Veranstaltung
  • Zeit: Wann soll sie stattfinden?
  • Zielgruppe: Wer kommt?
  • Ort: Wo soll die Veranstaltung stattfinden?
  • Art der Veranstaltung: Tag der offenen Tür, Vortrag, Geburtstag, Produktvorstellung, Hochzeit, …

Aber, bei allem, was Sie machen: Behalten Sie den roten Faden! Setzen Sie sich ein Motto oder einen Schwerpunkt, der sich bei allem durchzieht. Wenn also der 90. Geburtstag Ihres Großonkels gefeiert wird und er ein inniger Segler war, nehmen Sie das Thema Schifffahrt und bauen Sie alles darum auf. Einladung, Dekoration, Essen, alles. Das macht es viel einfacher in der Ideenfindung und rundet das Ganze ab.

 

3. Behalten Sie die Übersicht.

Auch wenn es sich fürchterlich tröge und langweilig anhört: Ohne strukturierte To-Do-Liste werden Sie zwar noch Ihren eigenen runden Geburtstag organisiert bekommen (aber auch das ein oder andere vergessen). Größere Veranstaltungen und größere Events sind ohne To-Do-Listen meiner Meinung nach nicht machbar. So gehen Sie vor:

  1. Erstellen Sie sich eine Übersicht über die wichtigsten Punkte. Z.B.: Catering, Raum, Rahmenprogramm, Kommunikation (Einladung & Co.), Ansprechpartner.
  2. Diese untergliedern Sie immer weiter und ergänzen sie. Ich benutze dafür immer ein Worddokument mit einzelnen Spalten und Zeilen. Sie können das Ganze entweder zum Abhaken machen, oder Sie nutzen ein dreifarbiges Ampelsystem und markieren wie folgt: Grün = erledigt, Orange = in Bearbeitung, Rot = noch offen / zu erledigen.
  3. Erstellen Sie sich zusätzlich eine Budgetliste über die einzelnen Kostenpunkte Ihrer Veranstaltung.

Übrigens: Manche Sachen bauen aufeinander auf und sind abhängig von einander. So können Sie z.B. kein Essen final buchen, wenn Sie die Teilnehmerzahl noch nicht kennen, weil die Einladungen noch nicht verschickt sind. Oder es ist schwierig, eine Einladung zu versenden, wenn der Veranstaltungstermin noch nicht feststeht. Aber auch dafür gibt es Lösungen. (Mein Tipp: Ein Save the Date. Thematisch noch keine detaillierten Infos, nur die Information, dass sich die Gäste den Termin schonmal reservieren sollen.)

 

4. Delegieren Sie die Aufgaben.

Ihr bester Freund heiratet und Sie sind Trauzeugin. Und Sie dürfen die Hochzeit „mit“organisieren, allerdings sind Sie eigentlich die Einzige, die etwas macht? Nun. Machen Sie nicht alles selbst. Es macht Sinn, dass einer die Fäden in der Hand hält. Aber dann delegieren Sie die Aufgaben. So ist es für jeden Beteiligten nur noch ein kleiner Block, der erledigt werden muss. Überlegen Sie dabei: Wer kann was gut und wem können Sie welche Aufgabe übergeben? Wichtig, damit das nicht schief geht: Fragen Sie vorher, ob die Person helfen will und ob es in Ordnung ist, dass Sie alles koordinieren. Dann: Setzen Sie sich Deadlines, bis wann etwas erledigt oder entschieden sein muss. Die jeweilige Person ist dann für ihren Punkt verantwortlich und Sie müssen „nur noch“ die Fäden zusammenhalten und den Überblick behalten.

 

5. Suchen Sie sich professionelle Unterstützung für Ihr Event.

Das soll kein Aufruf für den Gang zum Arzt sein. Suchen Sie sich professionelle Unterstützung für Musik, Essen, Raumdeko (sofern Sie selbst kein gutes Händchen und/oder genügend Zeit haben) oder vielleicht sogar für das ganze Event. Nichts ist ärgerlicher, als wenn nachher 200 missmutige Gäste herumsitzen oder die Messe ein Flopp war und Ihre Firma ein negatives Image bei den Besuchern hinterlässt.

Und ja, auch wenn die Profis Geld verdienen wollen: Meiner Meinung nach wird lieber am eigenen Hochzeitskleid gespart, als an der Musik oder am Essen für die Gäste.

 

6. Achten Sie auf die Details.

Die Details sind die, die zählen. Seien Sie nicht zu perfektionistisch. Denn manches, das Sie vielleicht dann doch vergessen haben, fällt den Gästen nicht auf. Jedoch: Stellen Sie sich vor, es schüttet draußen aus Kübeln und es ist kein Regenschirmständer organisiert. Die Jacke muss jeder in der Hand halten, weil kein Kleiderständer vorhanden ist. Die Raucher verteilen ihre Kippen auf dem Boden, weil kein Aschenbecher da ist, und die Kinder quengeln, weil es kein Kinderprogramm gibt. Das sind die größeren oder kleineren Feinheiten, die jedem auffallen (weil sie so alltäglich sind) und vor allem: Weil sie unpraktisch sind.

 

7. Halten Sie Ihre Events am Laufen.

Die Veranstaltung läuft und Sie sind glücklich. Jedoch: Der Organisator hat als einziger über alles den Überblick. Unterschätzen Sie nicht, was während einer Veranstaltung noch zu tun ist, selbst, wenn Sie für alles Spezialisten gebucht haben. Denn: Hier gibt es noch eine Frage zu xy, jemand ist auf der Gästeliste nicht zu finden, der Redner vergisst vor lauter Smalltalk, wann er dran ist, der DJ sollte eigentlich noch für die Geburtstagstorte ein spezielles Lied spielen. Machen Sie sich bewusst: Sie sind der Dirigent. Erstellen Sie sich einen Regieplan und schreiben Sie sich minutiös auf, wer wann was machen muss. Nehmen Sie Ihr Handy mit und seien Sie erreichbar für alle, die mitwirken. Geben Sie dafür jedem, der sie kennen muss, Ihre Handynummer. Vorbei ist es erst, wenn alles abgebaut ist.

 

8. Bitten Sie um Feedback.

Sie finden die Events grandios, sind sich jedoch nicht sicher, ob das wieder so laufen sollte? Fragen Sie Ihre Gäste nach ihrer Meinung. Das kann z.B. ganz anonym mittels Fragebogen bei der Veranstaltung oder im Anschluss online sein (falls Sie die E-Mail Adressen der Gäste kennen).

 

Abschließend:

Viel Spaß beim Planen und Feiern Ihres Events. Und teilen Sie gerne Ihre Erfahrungen & Tipps mit mir.

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